Gevoelige gegevens veilig uitwisselen
Consultatiebureau's, kinderdagverblijven en gemeenten communiceren met elkaar over kinderen met een VVE indicatie (Vroeg-voorschoolse educatie). Het bijbehorende proces was dringend aan vernieuwing toe.
Zodra een kind op het consultatiebureau een VVE indicatie krijgt, worden verschillende processen in gang gezet. De jeugdarts informeert een kinderdagverblijf, deze informeert de ouders, en de gemeente dient anonieme statistieken van alle kinderen te kunnen rapporteren. Voorheen ging alle communicatie per mail en werd handmatig in Excel lijstjes bijgehouden om hoeveel kinderen het ging. Niet alleen kostte dit veel tijd, maar dit proces was ook zeer foutgevoelig en de kans op verlies van persoonsgegevens per mail was aanwezig.
De uitdaging
Naast de voor de hand liggende tijdsbesparing die een online workflow moest opleveren, was er ook behoefte aan het kunnen gebruiken van reminders en meldingen bij bepaalde acties. Stel een kind mag naar een kinderdagverblijf, dan moet er wel voor worden gezorgd dat dit wordt geregeld. Tenslotte mag een stuk beveiliging en compliance met de AVG niet worden vergeten, iets waar ook onze opdrachtgevers Envida en Zuyderland zwaar aan tillen.
De oplossing
Inmiddels zijn jeugdartsen en verpleegkundigen volledig gewend aan het digitaal opstarten van een VVE indicering. Op het consultatiebureau doorlopen zij een eenvoudig schema dat helpt bij het indiceren en de ouder kan meteen in het scherm een handtekening zetten. Vanaf dat moment wordt het kind gemonitord in het portaal en kan elke rol dat zien, wat zij mogen en moeten zien. De gemeente ziet altijd actuele geanonimiseerde statistieken en jeugdgezondheidszorg bewaakt de voortgang. Doordat het portaal zeer eenvoudig en intuïtief werkt, kan het door alle doelgroepen makkelijk worden gebruikt.
